No mundo atual, onde a competição por visibilidade e patrocínio é intensa, a eficácia nas reuniões se torna um fator crucial para o sucesso de atletas e clubes esportivos. A preparação cuidadosa e a definição clara de objetivos são essenciais para garantir que cada encontro seja produtivo e valioso. Este texto se propõe a explorar estratégias e dicas práticas que podem ser implementadas para otimizar o processo de abordagem a patrocinadores, destacando a importância de uma comunicação clara, a relevância da informação e a necessidade de um planejamento meticuloso.

Ao entender como estruturar uma reunião eficaz, os envolvidos no esporte terão mais chances de estabelecer parcerias duradouras e benéficas. Reuniões formais, muitas vezes, têm uma estrutura e um processo previamente estabelecidos, enquanto as reuniões informais podem parecer uma conversa entre os participantes. Apresento a seguir diversas sugestões que podem ajudar a garantir o sucesso nesse tipo de reunião:

A) Definir uma razão para realizar a reunião, onde esta, se estiver sem sentido, será uma perda de tempo para todos os envolvidos;

B) Se for realizar uma reunião formal, crie uma pauta. Não sabe fazer uma, troque por um modelo. Desenvolva com pequenos tópicos em uma página. Exemplo: cabeçalho e ropadé com logomarca e contatos; pessoas envolvidas; assunto; objetivo principal; discussão; próximos passos; data da próxima reunião.

Podemos e devemos fazer uso da inteligência artificial para nossas reuniões prévias, mas a informação tem que ser completa para a tomada de decisão que iremos ofertar ao nosso potencial patrocinador. E mais, deve ser relevante, caso contrário, irá desviar a atenção do patrocinador. Deve existir o timing correto. E este só será útil se estiver disponível na hora certa que o patrocinador tem disponível, nem menos, nem mais. E precisão. É a característica mais importante da informação e deve estar alinhada ao propósito do atleta ou clube conjuntamente com a clareza da informação da proposta de patrocínio que tem que ser de fácil entendimento sem jargões ou gírias para que o patrocinador tome a decisão.

A gestão das organizações esportivas estão ficando cada vez mais complexas. Assim como as das empresas patrocinadoras que cada vez mais são dependentes de tecnologias da informação para ajudá-las. Existem diversas tecnologias de informação que podem ser usadas para atrair consumidores para a marca do patrocinador. Mas qual utilizar?

Por exemplo, nada adianta tentar falar num telefone fixo por áudio se o CEO da empresa que está buscando o patrocínio só responde mensagens por escrito através do WhatsApp. De que adianta ficar enviando diversos e-mails com propostas iguais de pedido de patrocínio se o que precisa é apenas saber o celular da pessoa que decide e tomar um café informal para agendar uma reunião e saber se ele possui real interesse numa parceria? De que adianta investir em propaganda nas rádios em uma capital se a marca que você busca efetivar negócio só faz negócio de engajamento no Spotify? Ou o contrário, você está no interior e precisa gerar Rapport com a marca local na Rádio local, não vai adiantar lançar um produto no Spotify se seu Sponsor nunca ouviu falar ou nem tem o APP baixado. De que adianta pedir um patrocínio para o Canal YouTube se você, seu Clube ou a Empresa que busca só possui Instagram? É preciso ter estratégia! A estratégia certa é estudar antes de falar com o patrocinador. Por isso, vamos entender o básico aqui: 

• Promoção é uma técnica de marketing utilizada para comunicar o que os Clubes de Futebol de Botão ou Atletas fazem. O objetivo de uma promoção é dar oportunidade de visibilidade à imagem e aos benefícios do nosso esporte para possíveis grupos e pessoas interessadas. A promoção tem três objetivos principais: a) conscientizar o público de que o futebol de botão, equipe ou jogadores existem e explicar o que está sendo oferecido. Por exemplo: a) aumentar o conhecimento sobre o futebol de botão para aumentar a participação de crianças; b) reforçar o apoio e fomentar lealdade com a prática do futebol de botão. Por exemplo: promovendo os benefícios da filiação gratuita de crianças aos membros do clube e patrocinadores existentes; c) Criar uma atitude favorável para estimular o apoio. Por exemplo: promover a natureza saudável do futebol de botão entre pais e filhos junto aos patrocinadores.

• Publicidade é quando se paga para promover o futebol de botão. A publicidade inclui mídia impressa e eletrônica, cinema, rádio, mídia digital, cartazes e folhetos. Geralmente é dispendiosa, portanto, outras formas de divulgação devem ser consideradas antes da publicidade.

• Merchandising são produtos como camisetas, bonés, mochilas, squeeze, souvenirs e outros que podem ser utilizados para divulgação. O nome ou logo da empresa patrocinadora é colocada na mercadoria, que pode ser vendida ou presenteada para promover o Clube, o Atleta ou o Futebol de Botão.

• Patrocínio é uma atividade que cria uma associação direta entre o Atleta/Clube, o que ele tem a oferecer e o potencial patrocinador. Para o patrocínio ser bem sucedido, as duas partes devem ser beneficiadas. Os patrocinadores podem oferecer dinheiro, bens e serviços conhecidos como contribuições em espécie (value-in-kind – VIK) ou uma combinação desses três.

O que você tem para vender?

1) uso da logomarca - o patrocinador pode usar o emblema do seu clube ou seu nome em um evento ou ação beneficente? Deve certificar-se de que tem o direito legal de oferecê-lo;

2) Status de patrocinador oficial - eles podem receber o título de patrocinador oficial?

3) Exclusividade - o número de patrocinadores será limitado, fazendo com que seja mais exclusivo? Cada patrocinador pode ser exclusivo de uma categoria de produto?

4) Publicações - o patrocinador pode anunciar como patrocinador oficial social ou de alto rendimento em seu site ou mídia digital, se houver? Podem colocar o logo deles em posição de destaque?

5) Televisão - você pode conseguir bons preços para anúncios na televisão? Você tem programas próprios de TV que podem dar maior visibilidade ao patrocinador conjuntamente com o Futebol de Botão em um determinado evento oficial ou projeto esportivo com crianças?

6) Os atletas - são sempre um benefício para o patrocinador, que gostam da presença deles em funções e eventos da empresa. É bom garantir o comparecimento de atletas em algumas ocasiões por ano. Por exemplo: Clube de Jantares de Atletas e Empresários

7) Internet - você tem seu próprio website? Pode oferecer ao patrocinador espaço em seu website?

8) Hospitalidade - você realizada eventos em sua cidade? Pode oferecer hospitalidade nessas ocasiões? Exemplos: Dia das Crianças; Dia dos Pais; Setembro Amarelo; Novembro Azul; Doação de Sangue;

9) VIPs - você tem acesso a VIPs e personalidades importantes? Eles estariam dispostos a convidar para jantar ou comparecer a certos eventos organizados por seus patrocinadores?

10) Arena VIP Mundo Botonista - Os patrocinadores têm acesso à assistir a Final dos Campeonatos Oficiais ou outros eventos significativos a nível regional ou nacional com uma Cadeira Exclusiva na Arena VIP Mundo Botonista? Os patrocinadores poderão receber ingressos ou acessos VIPs?

Outras atividades - analise com cuidado as atividades que você organiza, em especial os eventos com grande visibilidade, como comemorações do Dia do Botonista, Copa do Brasil, Campeonato Brasileiro, Estaduais etc. Esses eventos podem ser aproveitados pelo patrocinador?

A relação apresentada dá alguns Insights para desenvolver um pacote de benefícios e oportunidades. Deve-se evoluir para uma proposta por escrito, descrevendo cada benefício e como pode ser usado. A proposta fundamenta o contrato de patrocínio.

Abordando patrocinadores em potencial – Insights Oficiais:

Apresentando seu Clube ou seu Profile de Atleta:

Para ser assertivo, deve-se desenvolver pacotes de produtos ou programas para atender as necessidades dos patrocinadores em potencial, preferencialmente de forma exclusiva. Pergunte-se por que a empresa patrocinadora se interessaria por este projeto em particular de futebol de botão que irá apresentar.

Anuncie, faça propaganda e venda seus produtos para as empresas enfatizando que:

• o futebol de botão é universal e de fácil compreensão;

• o futebol de botão atrai a atenção da mídia e exposição;

• o futebol de botão dispõe de jovens talentosos que causam orgulho ao seu município e que são dignos de apoio por suas qualidades pessoais; 

• o futebol de botão aborda valores como: amizade, fairplay e excelência;

Agende uma reunião com o possível cliente para fazer uma apresentação.

Uma vez que um patrocinador demonstre interesse, a dificuldade maior será conseguir a assinatura do contrato entre as partes. O contrato deve comprometer legalmente os dois lados. A minuta deve ser redigida por um advogado com duas testemunhas. O atleta ou clube não pode se comprometer a entregar o que não possui capacidade. Portanto atenção às promessas e valores ofertados! Quanto?

O valor do patrocínio varia muito de atleta para atleta ou de clube para clube. Pode ser uma boa ideia questionar as empresas parceiras se elas acham que o valor do patrocínio está compatível ou não com o projeto a ser apresentado. Tente identificar o valor de outros patrocínios em seu município e esteja a par do que seus concorrentes esportivos podem oferecer aos patrocinadores.

Ao negociar o valor do patrocínio, deve-se considerar quanto pode ser recebido em dinheiro e quanto em VIK. Embora o dinheiro seja muito útil, muitas vezes é mais fácil para os patrocinadores fornecer serviços e equipamentos como uniformes para a equipe e viagens. Lembre-se, também, de levar em consideração o custo de operação de cada patrocínio. Já pensou em ofertar ao patrocinador um Rodízio de Pizza ou um ingresso 100% gratuito para duas pessoas numa Churrascaria Nobre de sua cidade a título de cortesia por um fechamento de contrato ou contratar um intermediário que receberá uma percentagem da receita do patrocínio fechado e terceirizar este serviço? (Ex: troque jantares e pizzas por parcerias e crie seu Clube de Negócios de Esportivos)

Por fim, mas não menos importante, mantenha o patrocinador vivo! Ao assinar o contrato de patrocínio, seu objetivo deve ser o de desenvolver um relacionamento a longo prazo. A atenção prestada ao patrocinador é um fator crucial, pois umas das principais razões para o fracasso de um relacionamento de patrocínio é a falta de atenção e abandono dos interesses futuros de seu patrocinador. 

A) Uma proposta por escrito;

B) Uma apresentação com projetor;

C) Uma apresentação com flip chart;

D) Uma apresentação computadorizada (multimídia);

Tudo vai depender muito do orçamento disponível. No entanto, qualquer que seja o caminho escolhido, deve ser realizado de forma profissional e eficiente. Ensaie. Redija um roteiro e faça um teste com empresas com quem já se relacionou no passado. A apresentação deve ser curta (30 minutos no máximo) para não perder a atenção da plateia. O conteúdo da apresentação aos patrocinadores pode incluir:

• Apresentação do clube ou profile de atleta - Qual é o papel do clube ou seu como atleta?

• O pacote de patrocínio - Quais os benefícios e as oportunidades disponíveis?

• Como beneficia o patrocinador - O que vão ganhar com isso?

• Resumo - Realçar os pontos chave e mais uma vez resumir os benefícios. 

A seguir, conduzir a apresentação para "investimento", ou seja, a quantia necessária. Enfatize a parceria, o "ser parte" de uma equipe ou de um “sonho”!

Em conclusão, a busca por patrocínios e parcerias no âmbito esportivo exige uma abordagem estratégica e bem estruturada. A eficácia nas reuniões, respaldada por uma comunicação clara e objetiva, é fundamental para apresentar propostas que realmente ressoem com os interesses dos patrocinadores. Ao implementar as práticas discutidas, como a definição de objetivos, a preparação de uma pauta e a utilização de informações relevantes, atletas e clubes podem não apenas aumentar suas chances de conseguir apoio financeiro, mas também cultivar relacionamentos duradouros que beneficiem ambas as partes. Portanto, investir tempo e esforço na preparação e execução dessas reuniões é essencial para o sucesso contínuo no mundo competitivo do esporte.